Dokumenter
Med dokument-modulet kan du nemt oprette f.eks. mødereferater eller forespørgsler til en leverandør. Og du finder dem nemt fordi, at de er tilknyttet projektet.
Generel anvendelse
I dokument-modulet får du mulighed for, at oprette en række forskellige typer af dokumenter. Det kan være et brev, en samarbejdsaftale, følgebrev, mødereferat eller forespørgsel til en underleverandør.
Centralt er muligheden for, at dokumentere et eller andet på kunden og projektet. Du kender sikkert situationen; du bruger lang tid på at finde en korrespondance i din mailklient. Hvad aftalte du af pris med kunden? Hvad aftalte du af pris med leverandøren? Hvad var oplaget? Med Dokumenter i Structure kan du nemt lave tingene — og ikke mindst genfinde dem.
Output fra modulet er pdf-dokumenter, som er designet i jeres visuelle identitet med logo og skrifttype.
Mødereferater
Et godt møde starter med en mødeagenda.
I dokument-modulet kan du oprette en mødeagenda forud for et møde — og agendaen er naturligvis tilknyttet både kunde og projekt. På den måde kan du nemt genfinde dokumentet senere (eller lave fritekstsøgning på tværs af kunder og projekter).
Inden mødet går i gang, så kan du lave en kopi af agendaen og lave den om til et referat. Skriv referat under mødet eller få det ajourført efterfølgende. Og sendt til mødedeltagerne for accept og fælles forventningsafstemning.
Forespørgsler
Du har brug for en pris fra en underleverandør i forbindelse med et projekt.
Det nemmeste er, at gribe telefonen. Men rettidig omhu er, at skrive din forespørgsel i Structure — så du får disse fordele:
- Din forespørgsel er koblet til underleverandør og projekt
- Du kan til enhver tid genfinde din forespørgsel
- Du deler dermed informationer med dine kolleger
- Du kan nemt genbruge det indtastede ved genbestilling
- Du kan hurtigt genfinde en pris på en tidligere opgave
Output er i form af en pdf — opsat på en læsevenlig måde til gavn for alle.
Rekvisitioner
Når din kunde siger “go” til projektet, så skal du have bestilt opgaven hos underleverandøren.
Gå ind på projektet under dokument-modulet og genfind din forespørgsel.
Opret en kopi og ret status til Rekvisition. Nu er du klar til, at foretage bestillingen og har fuld sporbarhed i forhold til hvornår du spurgte på en pris — og hvornår du igangsatte produktionen.
Og leverandøren har et rekvisitionsnummer at refere til, når faktura skal fremsendes.
Forespørgsler og rekvisitioner giver go’ nattesøvn. Alt er dokumenteret og kan hurtigt søges frem. Og du gør det nemt, f.eks. ved genbestilling.