Structure – Your flow
Med Structure får du et værktøj, som understøtter flowet i din virksomhed.
Projektledelse
Projektledelse kan udføres på et utal af måder.
Structure kommer med håndgribelig inspiration til forskellige arbejdsgange, som kan tilpasses. Structures opsparede erfaring gør, at vi kommer med inspiration til “best practice”.
Structure giver overblik og delt kommunikation med kunden, teamet, underleverandører og øvrige interessenter.
Kunden er landet, et budget og ydelser er aftalt!
- Du opretter et projekt med udgangspunkt i tilbuddet
- Du overfører dine estimater fra tilbuddet
- Structure opretter automatisk kunde- og projektmapper på jeres server (eller f.eks. Dropbox)
- Du deler dokumenter med det udførende team
- Kreativ briefing udarbejdes og deles med både kunde og team
- Den præcise forståelse af det, der skal skabes, er nu på plads
- Tid, ydelser og plan er kommunikeret til kunden og teamet
Projektlederen #1
Som projektleder overtager du styringen af projektet og skal samle trådene
- Du udarbejder en projektplan, som du deler og skaber en klar forventningsafstemning om deadlines og ansvar
- Fortæller kunden hvornår du forventer materiale fra dem — og hvornår I leverer
- Opdel projektet i naturlige faser, som hver for sig har en ansvarlig person og et budget
- Faserne vises på medarbejdernes dagseddel og er den afsatte tid ved at være brugt, skifter fasen til orange
- Er fasen rød, er tiden brugt
- Konkrete opgaver kan indtastes af projektlederen eller team-medlemmer og vises på dagsedlen
- Til produktion ude af huset, sender du forespørgsler og rekvisitioner
- En struktureret tilgang til opgaverne, som gavner her-og-nu og gør det nemt når du får en tilsvarende opgave
Hverdagen
Du starter dagen med at få et overblik – her hjælper Structure!
- “Min dag” viser dagens første overblik på opgaver, kunder, møder…
- Du ser både røde, gule og grønne prikker
- De røde og gule prikker bør der handles på
- De grønne prikker er opgaverne med deadline i dag
- “Dagsedler” er virksomhedens oxygen
- Her ser du kommende opgaver og klikker for at åbne projektmappen på filserveren
- Du er nu i gang
- Når du er færdig, vender du tilbage til dagsedler og registrerer tid- & materialeforbrug
- Sætter fluebenet og opgaven er udført
Projektlederen #2
Projektlederen holder projekterne i luften og tager mange beslutninger. Et godt overblik med gode data er et sundt grundlag for beslutningerne.
- Går dagen efter planen og hvad kræver opmærksomhed?
- I “Projektoversigten” finder du fremdrift på aktive projekter
- Røde og gule prikker fortæller, at der er opgaver, som kræver din opmærksomhed
- Du trækker rapporter, som bl.a viser tidsforbruget, ekstra opgaver, etc..
- Du kontakter kunden og udarbejder en opdateret aftale med tid, budget og indhold
Fakturering
Tiden er kommet til at konvertere indsats til kroner — der skal faktureres:
- På projektet ser du budget versus historik
- Du vælger, at fakturaen skal baseres på tilbuddet, som du sendte for en måned siden
- I “fakturamodulet” er det åbne forbrug under “Projektøkonomi”
- Her er alle registreringer (tid, materialer, eksternt køb) og den tilhørende økonomi
- Når du låser fakturakladden, beslutter du dig for, om projektet er i mål eller skal fortsætte
Læring
Læring er en kontinuerlig proces, hvor udviklingen aldrig ophører.
Alle teammedlemmer har behov for data og struktur for at skabe værdi for kunderne i en hurtig og gentagende proces.
Structure giver et overblik uden at miste detaljerne.
At tilegne sig viden om daglige projekter er værdifuldt og strækker sig ud over blot at være effektiv tjekbox-effektiv.
Formålet med at have data er at bruge dem til noget meningsfuldt:
- Hvornår går det godt eller knapt så godt?
- Glemmer vi noget i farten?
- Over- eller under-servicerer vi kunderne?
Læring bør være en aktiv og konstruktiv proces, hvor man eksempelvis kan spørge sig selv:
- Hvad betyder det, at vi bliver 1% bedre til én proces?
- Bruger vi vores tid optimalt på de rigtige kunder?
Øver du dig med dine data vil du opnå bedre resultater.
